Tóm tắt nhanh
Trong dự án Nhật, deadline không chỉ là ngày kết thúc task. Nó ảnh hưởng đến review, test, release, lịch của khách hàng và task của người khác. Vì vậy, vấn đề không phải là "không bao giờ được trễ", mà là phát hiện risk sớm, báo đúng cách và đưa ra phương án.
Bài này giúp developer Việt Nam hiểu cách quản lý 期限, ETA và báo cáo khi có nguy cơ trễ. Nếu muốn luyện câu thực tế, hãy học progress report và làm bài luyện IT.
Deadline trong dự án Nhật là gì?
Deadline thường được gọi là 期限 hoặc 期日. Ngoài deadline cuối, bạn còn gặp các mốc nhỏ:
- Mốc
- Ngày hoàn thành implement
- Tiếng Nhật
- 実装完了日
- Ý nghĩa
- Code xong, có thể review
- Mốc
- Ngày review
- Tiếng Nhật
- レビュー期限
- Ý nghĩa
- Reviewer cần kiểm tra trước ngày này
- Mốc
- Ngày test
- Tiếng Nhật
- テスト開始日
- Ý nghĩa
- QA bắt đầu test
- Mốc
- Ngày release
- Tiếng Nhật
- リリース日
- Ý nghĩa
- Đưa lên production hoặc môi trường chính
- Mốc
- Ngày trả lời
- Tiếng Nhật
- 回答期限
- Ý nghĩa
- Cần trả lời câu hỏi trước mốc này
Khi task của bạn trễ, có thể kéo theo review trễ, test trễ và release trễ. Vì vậy PM Nhật thường muốn biết risk càng sớm càng tốt.
Khi nào cần báo risk?
Bạn nên báo risk trước khi chắc chắn trễ. Nếu đợi đến lúc không thể kịp nữa mới báo, team mất cơ hội điều chỉnh. Hãy báo khi gặp các dấu hiệu sau:
- Dấu hiệu
- Spec mơ hồ và chờ xác nhận lâu
- Hành động nên làm
- Báo đang block bởi xác nhận spec
- Dấu hiệu
- Bug khó hơn dự kiến
- Hành động nên làm
- Báo đang điều tra và đưa mốc cập nhật tiếp theo
- Dấu hiệu
- Task phát sinh thêm scope
- Hành động nên làm
- Hỏi có xử lý như 仕様変更 không
- Dấu hiệu
- Review comment nhiều
- Hành động nên làm
- Báo ETA sửa comment
- Dấu hiệu
- Test phát hiện lỗi liên quan phần khác
- Hành động nên làm
- Báo phạm vi ảnh hưởng
Một báo cáo risk tốt cần có ba ý: tình hình hiện tại, ảnh hưởng đến deadline, next action.
Mẫu báo trễ lịch sự
Không nên chỉ nói "間に合いません" rồi dừng. Hãy nói rõ lý do và phương án:
現在、APIのエラー原因を調査中です。
想定より調査に時間がかかっているため、本日中の完了が難しい可能性があります。
16時までに原因と対応方針を再度報告します。
Nghĩa là: Tôi đang điều tra nguyên nhân lỗi API. Việc điều tra mất thời gian hơn dự kiến, nên có khả năng khó hoàn thành trong hôm nay. Tôi sẽ báo lại nguyên nhân và hướng xử lý trước 16 giờ.
Nếu đã có ETA mới:
修正は明日午前中に完了予定です。
レビュー依頼は明日13時までに出します。
Điểm quan trọng là đưa mốc tiếp theo cụ thể, không để người khác chờ vô hạn.
Developer Việt Nam dễ hiểu sai điểm nào?
1. "Chưa chắc trễ thì chưa cần báo"
Trong dự án Nhật, risk cũng cần báo. PM cần thời gian điều chỉnh người review, lịch test hoặc ưu tiên task.
2. "Báo trễ là nhận lỗi nên nên tránh"
Báo trễ sớm không phải là yếu. Ngược lại, nó thể hiện bạn hiểu trách nhiệm với team.
3. "Nói cố gắng là đủ"
「頑張ります」 nghe tích cực nhưng không đủ để quản lý dự án. Cần nói ETA, rủi ro và việc cần hỗ trợ.
4. "Deadline chỉ liên quan tới mình"
Task của bạn có thể là input cho tester, reviewer, PM hoặc release manager. Vì vậy trễ một task có thể ảnh hưởng cả chuỗi.
Câu tiếng Nhật nên nhớ
- 日本語
- 期限を確認させてください。
- かな
- きげんをかくにんさせてください
- Nghĩa tiếng Việt
- Cho tôi xác nhận deadline.
- Dùng khi nào
- Khi ticket chưa rõ hạn
- 日本語
- 本日中に完了予定です。
- かな
- ほんじつちゅうにかんりょうよていです
- Nghĩa tiếng Việt
- Dự kiến hoàn thành trong hôm nay.
- Dùng khi nào
- Báo ETA
- 日本語
- 遅れる可能性があります。
- かな
- おくれるかのうせいがあります
- Nghĩa tiếng Việt
- Có khả năng bị trễ.
- Dùng khi nào
- Báo risk sớm
- 日本語
- 想定より時間がかかっています。
- かな
- そうていよりじかんがかかっています
- Nghĩa tiếng Việt
- Mất thời gian hơn dự kiến.
- Dùng khi nào
- Khi task phức tạp hơn
- 日本語
- 原因を調査中です。
- かな
- げんいんをちょうさちゅうです
- Nghĩa tiếng Việt
- Tôi đang điều tra nguyên nhân.
- Dùng khi nào
- Khi xử lý bug
- 日本語
- いつまでに回答が必要でしょうか。
- かな
- いつまでにかいとうがひつようでしょうか
- Nghĩa tiếng Việt
- Cần trả lời trước khi nào ạ?
- Dùng khi nào
- Khi được hỏi
- 日本語
- 再度報告します。
- かな
- さいどほうこくします
- Nghĩa tiếng Việt
- Tôi sẽ báo lại.
- Dùng khi nào
- Khi cần cập nhật sau
- 日本語
- 優先度を確認したいです。
- かな
- ゆうせんどをかくにんしたいです
- Nghĩa tiếng Việt
- Tôi muốn xác nhận priority.
- Dùng khi nào
- Khi nhiều task cùng lúc
Checklist quản lý deadline
- Ticket có 期限 rõ chưa?
- Có đủ thời gian cho review và test không?
- Có dependency từ người khác không?
- Nếu block, đã báo trước khi sát deadline chưa?
- Báo cáo có ETA hoặc mốc cập nhật tiếp theo chưa?
- Nếu scope tăng, đã xác nhận priority chưa?
Học tiếp trên JLPTVN
Đọc thêm báo cáo tiến độ tiếng Nhật, Hou-ren-sou trong dự án IT Nhật và ticket trong dự án Nhật. Luyện câu với progress report và bài luyện IT.
Khi luyện xong, mở Review để giữ lại câu sai về deadline và risk report.
FAQ
Báo trễ trước bao lâu là hợp lý?
Càng sớm càng tốt khi thấy risk thật. Với task trong ngày, nên báo trước vài giờ. Với task nhiều ngày, nên báo ngay khi dự đoán vượt estimate.
Có nên xin lỗi khi báo trễ không?
Có thể xin lỗi ngắn, nhưng đừng chỉ xin lỗi. Hãy nói tình hình, ảnh hưởng, phương án và thời điểm cập nhật tiếp theo.
Nếu PM giao quá nhiều task thì nói thế nào?
Hãy hỏi priority: "AとBの優先度を確認させてください". Không nên im lặng nhận hết rồi trễ cả hai.